Gemakkelijker rapporteren met RGS
De meeste organisaties kennen een eigen inrichting van het grootboek die niet direct gebruikt kan worden voor de rapportages naar bijvoorbeeld de belastingdienst, het CBS, de Kamer van Koophandel of naar banken en koepelorganisaties. Het Referentie GrootboekSchema (RGS) kan uitkomst bieden voor de vertaling van de eigen boekhouding naar een rapportage voor derden.
Bijna iedere organisatie kent een eigen inrichting van het grootboekschema. Dit is ook logisch, omdat bijna iedere onderneming uniek is en een eigen informatiebehoefte kent. Uiteraard zijn er standaarden voor de inrichting van de verschillende rubrieken (rubriek 4 = alle kostensoorten beginnen met een 4) en mogelijk van een aantal verdichtingen (diverse grootboekrekeningen samen vormen samen de materiële vaste activa).
Rapporteren houdt in dat er diverse selecties en vertaalslagen vanuit de administratie moeten worden gemaakt. Dit geldt zowel voor interne als voor externe rapportages. Het RGS heeft ten doel het aantal vertaalslagen binnen de financiële administratie te beperken en te uniformeren. In plaats van bij voortduring nieuwe selecties en vertaalslagen te maken, moet één keer het bestaande grootboekschema worden gekoppeld aan RGS. Daarna kan eenvoudig(er) worden gerapporteerd naar alle mogelijke instanties.
Sommige organisaties hebben behoefte het grootboek opnieuw in te richten, bijvoorbeeld na een fusie waarbij verschillende grootboekschema’s moeten worden samengevoegd, of omdat het bestaande grootboekschema is scheefgegroeid. In dat geval kan RGS ook uitkomst bieden. Integrale invoering van RGS in het eigen grootboekschema leidt tot een nog eenvoudiger rapportage. Daartegenover staat dat de grootboekrekeningen bij RGS 9-cijferig (referentienummer) zijn hetgeen voor veel organisaties te ingewikkeld zal zijn. Ten slotte kennen sommige sectoren afspraken over een uniforme codering, zoals in de zorg. Hiervan kan moeilijk worden afgeweken waardoor integrale toepassing van RGS niet voor de hand ligt.
RGS kan gebruikt worden als vertaalslag van gegevens naar:
- de Belastingdienst;
- het CBS;
- de Kamer van Koophandel.
Verder kan RGS worden gebruikt bij de uitvraag van gestandaardiseerde gegevens voor:
- banken;
- benchmarks;
- interne rapportages.
Figuur: Toepassing RGS in schema
| Boekhouding | Tussenstap | Aanlevering informatie | |||
| Huidige situatie | Grootboekschema | Eigen vertaaltabellen | SBR | ||
| RGS voor vertaling | Grootboekschema | RGS | SBR | ||
| Integrale invoering RGS | RGS | SBR |
Opbouw van RGS
Het RGS bestaat uit bijna 2.000 regels. Iedere regel bevat de volgende kolommen
| Referentiecode | Referentienummer | Omschrijving |
| BVorDebHad | 110101000 | Handelsdebiteuren |
RGS is licentievrij en kan eenvoudig op de website worden geraadpleegd: http://www.referentiegrootboekschema.nl.
Diverse softwarepakketten hebben koppelingen met RGS.
Peter Kasteleyn
