Waarde van management informatie
Veel mensen vinden management informatie een rituele dans. Iedere maand weer veel tijd besteden aan het opstellen en analyseren van de cijfers!
Toch is management informatie van onschatbare waarde. Men zegt wel: “meten is weten, gissen is missen”. Management informatie doet echter meer:
- management informatie is een communicatiemiddel (controller zegt hoe het ervoor staat, management kan daarop reageren of aangeven als informatie niet klopt);
- management informatie is een middel waarmee prioriteiten kunnen worden (het geeft aan of er ingegrepen moet worden of dat er geïnvesteerd kan worden);
- management informatie leidt tot betere procesbeheersing (inzicht in de belangrijkste processen van de organisatie);
- management informatie draagt bij aan risicobeheersing (weten waar het mogelijk fout gaat).
Bij veel organisaties is management informatie gegroeid van een overzicht van boekhoudkundige cijfers naar een dashboard van (kritische) prestatie-indicatoren. En de functie van boekhouder is geëvolueerd naar controller. Dat is mooi, want een organisatie is meer dan een boekhouding. De financiële cijfers zijn een afgeleide van de dagelijkse operatie. Door deze operatie goed te meten, kunnen we min of meer voorspellen waar de financiële cijfers uitkomen. Daarbij betreft management informatie vaak geen maandelijkse rapportagecyclus meer, maar gaat het steeds vaker om een online tool waarmee men naar eigen inzicht kan inzoomen op bepaalde organisatieonderdelen of op prestatie-indicatoren waar grote afwijkingen van de norm ontstaan (dit noemt men virtual closing).
De keerzijde van management informatie met een bredere invalshoek dan financiële cijfers is, dat de nadruk op de kwaliteit van de financiële informatie verslapt en de kennis van de controller van debet- en creditboekingen (te) beperkt is. Dat kan zelfs tot risicovolle situaties leiden. Imtech denkt bijvoorbeeld in mei jl. nog dat de financiële situatie onder controle is. De topbestuurders die schoon schip gemaakt hebben, kondigen na gedane taak hun vertrek aan. In juli al blijkt de financiële situatie toch niet zo rooskleurig als eerder gesuggereerd. Resultaat: Imtech failliet. Ik moet voorzichtig zijn in het trekken van conclusies over Imtech. Ik ben er niet bij geweest. Maar het lijkt erop dat er problemen waren bij de primaire vastlegging van en de controle op de financiële informatie. Dat kun je vergelijken met een vliegtuig waarbij de hoogtemeters stuk zijn, maar deze het wel lijken te doen. Als je weet dat ze niet functioneren, kun je er rekening mee houden. Als je het niet weet, ga je erop sturen en stort je misschien neer.
Confucius zei al: “De essentie van kennis is om het te gebruiken, als je het hebt. En om het toe te geven als je het niet hebt.”